Ispiši ovu stranicu

Upravljačka struktura Programa


Operativne strukture (OS) u zemljama korisnicima


Svaka zemlja sudionica Programa uspostavila je Operativnu strukturu (OS) za potrebe programa, Ministarstvo regionalnoga razvoja i fondova Europske unije u Republici Hrvatskoj i Direkcija za europske/evropske integracije u Bosni i Hercegovini. Koordinator za IPA–komponentu II (u smislu  čl. 22. stavka 2. točke b IPA provedbene uredbe) u Republici hrvatskoj je pomoćnim ministra u Ministarstvu regionalnoga razvoja i fondova Europske unije. Koordinator IPA komponente II (u smislu  članka 32. stavka 1 IPA provedbene uredbe) u Bosni i Hercegovini je Pomoćnik direktora za koordinaciju pomoći EU u Upravi za europske/evropske integracije (UEI).DEI je glavno koordinacijsko tijelo za  pitanje europskih/evropskih integracija, uključujući i koordinaciju programa podrške EU (NIPAK), a kako još uvijek ne postoji nadležno resorno ministarstvo odgovorno za upravljanje i prilagodbu Komponente II IPA programa, UEI provodi i ovaj zadatak.

Operativne strukture obje zemlje sudionice usko surađuju u upravljanju programom.  Zemlje korisnici uspostavile su i Zajednički nadzorni odbor, koji osigurava učinkovitost i kvalitetu provedbe programa. U skladu s IPA provedbenom uredbom (članak 139.) Operativne strukture su osnovale Zajedničko tehničko tajništvo/sekretarijat kao pomoć operativnim strukturama i Zajedničkom nadzornom odboru u njihovim zadaćama. 
  • Nadležnost Operativnih struktura

    • zajednička pripremu prekograničnog programa u skladu sa čl. 91. IPA provedbene uredbe;  
    • zajednička priprema izmjena i dopuna programa o kojima  će se raspravljati na Zajedničkom nadzornom odboru;  
    • uspostava Zajedničkog tehničkog tajništva/sekretarijata;  
    •  sudjelovanje u Zajedničkom nadzornom odboru i vođenje rada ZNO-a u nadzoru programa; 
    • predlaganje predstavnika Zajedničkog nadzornog odbora koji će biti imenovani od strane ZNO-a;  
    •  priprema i provedba strateških odluka ZNO-a;  
    •  izvješćivanje NIPAK–a/koordinatora IPA-komponente II o svim aspektima provedbe/sprovedbe programa;  
    •  uspostava sustava, uz pomoć ZTT–a, za prikupljanje pouzdanih informacija o provedbi /sprovedbi programa i pružanje podataka ZNO-u, NIAPK-u/koordinatoru IPA-komponente II ili Europskoj/Evropskoj komisiji;  
    •  osiguranje kvalitete provedbe prekograničnih programa zajedno sa ZNO-om;  
    •  slanje Komisiji i NIPAK-u godišnje izvješće i završno izvješće o provedbi prekograničnog
    programa nakon što ga ZNO pregleda i odobri;  
    • osiguranje/obezbeđenje izvješćivanja o nepravilnostima;  
    • vođenje rada Zajedničkog tehničkog tajništva/sekretarijata;  
    • poticanje mjera informiranja i promidžbe.

    U Hrvatskoj, gdje se program provodi u okviru decentraliziranog upravljanja, Operativna struktura i Provedbena agencija također su nadležne za:

    • ugovaranje projekata koje odabere Zajednički nadzorni odbor;  
    • obračun plaćanja i aspekte financijskog/finansijskog izvješćivanja nabave usluga, roba, radova i bespovratnih sredstava za hrvatski dio prekograničnog programa;  
    •  osiguranje da se aktivnosti provode prema relevantnim odredbama o javnoj nabavi;  
    •  osiguranje da krajnji korisnici i druga tijela uključena u provedbu aktivnosti vode ili zasebne obračunske sustave ili jednu odgovarajuću obračunsku šifru za sve transakcije povezane s aktivnosti bez da se dovedu u pitanje nacionalna računovodstvena pravila;  
    • osiguranje  čuvanja svih dokumenata potrebnih za osiguranje odgovarajućeg revizijskog tijeka;
    • osiguranje da nacionalni fond i nacionalni dužnosnik za ovjeravanje prime sve potrebne informacije o odobrenim izdacima i primijenjenim postupcima;  
    • potvrđivanje da su izdaci pristigli na naplatu učinjeni u skladu s primjenjivim pravilima, da je roba dostavljena ili usluge izvršene sukladno relevantnoj odluci te da su zahtjevi za plaćanje sa strane krajnjeg korisnika ispravni.

Zajednički nadzorni odbor (ZNO)

Zajednički nadzorni odbor sastoji se od predstavnika dviju operativnih struktura i nacionalnih, regionalnih i lokalnih tijela i predstavnika socioekonomskih partnerstva obje zemlje sudionice, ravnomjerno zastupljenih. Komisija u radu Zajedničkog nadzornog odbora sudjeluje u savjetodavnom svojstvu.  
ZNO izrađuje Poslovnik radi obavljanja misije u skladu s IPA provedbenom uredbom. Usvaja ga na svom prvom sastanku.  
Zajednički nadzorni odbor sastaje se najmanje  dva puta godišnje, na inicijativu zemalja sudionica ili Komisije, a predsjeda mu predstavnik jedne od zemalja na rotirajućoj osnovi.  
Zajednički nadzorni odbor provjerava učinkovitost i kvalitetu provedbe prekograničnog
programa, u skladu sa sljedećim odredbama (prema članku 142. IPA provedbene uredbe):

  • Nadležnost ZNO-a

     

    o razmatra i odobrava kriterije za odabir aktivnosti koje se financiraju/finansiraju prekograničnim programom i odobrava svaku reviziju tih kriterija u skladu s potrebama programiranja;  
    o periodički provjerava napredak postignut u  cilju postizanja pojedinih ciljeva prekograničnog programa na osnovi dokumenata  koje dostavljaju operativne strukture zemalja korisnika sudionica;  
    o  provjerava rezultate provedbe, posebno ostvarivanje ciljeva zadanih za svaku prioritetnu os i evaluacije iz  članka 57. stavka 4. i  članka 141. IPA provedbene uredbe;  
    o  pregledava godišnja i završno izvješće o provedbi iz članka 144. IPA provedbene uredbe;  
    o  prima informacije, prema potrebi, o godišnjem izvješću(ima) o obavljenoj reviziji iz  članka 29. stavka 2. točke (b) prve alineje IPA provedbene uredbe i o svim relevantnim primjedbama koje Komisija može iznijeti nakon pregleda tog izvješća;
    o  nadležan je za odabir aktivnosti. ZNO može delegirati funkciju ocjene projektnih prijedloga Zajedničkom upravnom odboru koji imenuje ZNO;  
    o  može predložiti eventualnu reviziju ili pregled prekograničnog programa koja  će vjerojatno omogućiti postizanje ciljeva iz  članka 86. stavka 2. IPA provedbene uredbe ili unaprijediti upravljanje, uključujući svoje financijsko/finansijsko upravljanje;  
    o  razmatra i odobrava sve prijedloge za izmjenu i dopunu sadržaja prekograničnog programa;  
    o  odobrava okvir za zadaće Zajedničkog tehničkog tajništva/sekretarijata;  
    o  usvaja plan informiranja i promidžbe/promocje koji izrađuje pod pokroviteljstvom operativnih struktura.

Zajedničko tehničko tajništvo/sekretarijat (ZTT/ZTS)

Operativne strukture su se dogovorile da će osnovati Zajedničko tehničko tajništvo/sekretarijat (ZTT/ZTS) kao pomoć Zajedničkom nadzornom odboru i operativnim strukturama u izvršavanju njihovih odnosnih zadaća. ZTT je tako upravno  tijelo programa koje se bavi njegovimd dnevnim upravljanjem. Zajedničko tehničko tajništvo ima sjedište pri Ministarstvu regionalnog razvoja i fondova Europske unije u Zagrebu (Hrvatska) te dva predstavništva u BiH: Mostar i Banja Luka. Čine ga predstavnici koje predlažu operativne strukture. Zajedničko tehničko tajništvo i njegova predstavništva izvršavaju svoje aktivnosti pod nadzorom Operativne strukture u Hrvatskoj, u suradnji s Operativnom strukturom u Sarajevu, BiH. Zajedničkim tehničkim tajništvom/sekretaijatom zajednički upravljaju obje operativne strukture. Troškovi Zajedničkog tehničkog tajništva/sekretarijata i njegovih predstavništava sufinanciraju se u okviru proračuna programa za Tehničku pomoć pod uvjetom da su povezani sa zadaćama prihvatljivim za sufinanciranje u okviru pravila EU-a. Dio ZTT/ZTS osoblja zaposlenog u BiH trebao bi biti smješten u prostorijama ZTT-a u  Zagrebu, a dio zaposlenika u predstavništvima u Mostaru i Banja Luci.  

Svi hrvatski predstavnici trebali bi biti smješteni u prostorijama ZTT/ZTS-a u Zagrebu.

  • Zadaci ZTT/ZTS-a
    •  podrška operativnim strukturama u provedbi/sprovedbi programa;  
    •  obavljanje funkcije tajništva za Operativne strukture i Zajednički nadzorni odbor, uključujući i pripremu i slanje dokumentacije za sastanke i zapisnike sa sastanka (na dva ili više jezika ukoliko je potrebno);  
    •  uspostavljanje, redovno održavanje i nadogradnju sustava nadzora (unos podataka na
    razini programa i projekta, posjeti na lokacije);  
    • pomoć operativnim strukturama i ZNO-u u izradi svih izvješća o nadzoru provedbe programa;
    •  pripremanje i osiguranje dostupnosti svih dokumenata potrebnih za provedbu projekta (opće informacije na programskoj razini, opće informacije na projektnoj razini, smjernice, kriteriji, zahtjevi za prikupljanje projektnih ideja, smjernice natječajnog paketa, kriteriji za odabir projekata, prihvatljivost, obrasci za izvješćivanje, ugovori);  
    •  djeluje kao prvi kontakt za potencijalne podnositelje zahtjeva;  
    •  vodi informativne kampanje, osposobljavanja, linije za pomoć i pitanja i odgovore (Q&A) na web stranici u svrhu podrške potencijalnim podnositeljima zahtjeva u pripremi projektnih aplikacija;  
    •  organizira odabir i evaluaciju projektnih prijedloga i provjerava jesu li sve informacije za donošenje odluke o projektnim prijedlozima dostupne;  
    •  osigurava tajnika Upravnom odboru i organizira i upravlja njegovim radom;  
    • osigurava da je sva relevantna dokumentacija potrebna za ugovaranje pravovremeno dostupna naručiteljima;  
    • pomaže naručiteljima u procesu „proračunskog obračuna“ prije potpisivanja ugovora;  
    •  podupire krajnje korisnike  u provedbi projekta, uključujući savjete o sekundarnim postupcima nabave;
    •  organizira bilateralne događaje uključujući i forume “traženje partnera”;  
    •  razvija i vodi mrežu dionika/interesnih grupa;  
    •  stvara i nadopunjuje bazu podataka o  potencijalnim podnositeljima zahtjeva i sudionicima na radionicama i drugim događajima;  
    •  provodi informativne i promidžbene/promotivne aktivnosti pod vodstvom operativnih struktura, uključujući osnivanje i održavanje službene internet stranice programa;  
    •  planira svoje aktivnosti u skladu s planom rada koji godišnje odobrava ZNO.